Zahlungsabläufe

Zahlungsabläufe beschreiben die Aktionen, die ein Händler während und nach einer Transaktion ausführen kann. Diese sind in allen Zahlungsumgebungen standardisiert und werden auf unseren Terminalgeräten durchgehend unterstützt.

Das Verständnis dieser Abläufe ist für den täglichen Gebrauch, die Abstimmung und das Management von Ausnahmefällen wie Rückerstattungen oder Streitfällen unerlässlich.

Übersicht

Eine Zahlungstransaktion besteht aus zwei Hauptphasen:

• Authorization: Die Echtzeit-Genehmigung oder -Ablehnung einer Transaktion durch die ausstellende Bank
• Settlement: Der finanzielle Abschluss und Funding-Schritt, der auf die Authorization folgt, normalerweise in Batch-Prozessen durchgeführt

In einigen Implementierungen ist ein Zwischenschritt erforderlich, bei dem Transaktionen vom Terminal an den Acquirer übermittelt oder übertragen werden, bevor sie in das Settlement aufgenommen werden.

Aus Sicht des Händlers drehen sich die meisten Interaktionen um das Auslösen von Zahlungen, das Korrigieren von Fehlern oder das Verwalten abgeschlossener Transaktionen.

Sale (Payment)

Ein Sale ist die Standardoperation, mit der einem Kunden ein Betrag belastet wird.

Der Händler gibt den Betrag entweder manuell ein oder erhält ihn von einem verbundenen POS-System. Der Kunde schliesst dann die Zahlung mit einer Karte oder Wallet ab.

Nach der Autorisierung:

• Die Transaktion wird in Echtzeit genehmigt oder abgelehnt
• Der Betrag wird auf dem Konto des Kunden reserviert
• Die Transaktion wird für das Settlement gespeichert

Dies ist die primäre Operation, die im täglichen Geschäft verwendet wird.

Reversal

Ein Reversal storniert eine Transaktion kurz nachdem sie verarbeitet wurde, typischerweise vor dem Settlement.

Diese Operation wird verwendet, wenn:

• Ein falscher Betrag eingegeben wurde
• Eine Transaktion unmittelbar nach dem Kauf storniert werden muss

Ein Reversal verhindert, dass die Transaktion im Settlement verarbeitet wird, und macht einen Refund überflüssig. Reversals sind normalerweise nur innerhalb eines begrenzten Zeitfensters möglich und erfordern einen Verweis auf die ursprüngliche Transaktion. Derzeit kann nur die aktuellste (letzte) Transaktion storniert werden.

Refund (Credit)

Ein Refund wird verwendet, um einem Kunden nach Abschluss einer Transaktion Gelder zurückzuerstatten.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Zurückgegebene Waren
• Stornierte Dienstleistungen
• Korrekturen nach dem Settlement

Wichtige Merkmale:

• Der Refund wird als neue Transaktion verarbeitet
• Der Betrag wird über die ausgewählte Zahlungsmethode gutgeschrieben und ist nicht auf die Karte der ursprünglichen Transaktion beschränkt
• Das Settlement folgt dem standardmässigen Settlement-Zyklus

Refunds werden vom Händler ausgelöst. Bei Integrated Terminals hängt die Verfügbarkeit von Refunds auch von der angeschlossenen ECR- oder POS-Integration ab.

Chargebacks

Ein Chargeback wird vom Kunden über seine ausstellende Bank und nicht vom Händler ausgelöst.

Dies geschieht, wenn ein Kunde eine Transaktion beanstandet, zum Beispiel:

• Die Transaktion wird nicht erkannt
• Waren oder Dienstleistungen wurden nicht geliefert
• Betrug wird vermutet

In diesem Prozess:

• Die ausstellende Bank eröffnet einen Streitfall
• Nexi informiert den Händler
• Der Händler muss möglicherweise unterstützende Nachweise bereitstellen

Chargebacks unterliegen den Scheme-Regeln und können dazu führen, dass der Transaktionsbetrag dem Händler belastet wird, wenn der Streitfall nicht erfolgreich gelöst wird.

Reservation

Eine Reservation blockiert einen Betrag auf der Karte des Karteninhabers für einen begrenzten Zeitraum, ohne die endgültige Belastung sofort abzuschliessen. Dies wird häufig im Gastgewerbe verwendet, wo der endgültige Betrag möglicherweise erst später bekannt ist.

Bei Nexi beträgt die standardmässige Gültigkeit einer Reservation 30 Tage. In bestimmten Fällen kann ein kürzerer Zeitraum gelten. Wenn die Gültigkeitsdauer abläuft, wird die Reservation automatisch storniert. Der Issuer entscheidet abschliessend darüber, wie lange der reservierte Betrag auf der Karte des Karteninhabers blockiert bleibt.

Zahlungen mit Reservation müssen auf der Acquiring-Seite aktiviert und in der Terminalkonfiguration freigeschaltet sein. Sie können auch über OPI-Integrationen verwendet werden. Informationen zu den technischen Abläufen finden Sie unter Typical Flows.

Wenn keine Belastung erforderlich ist, kann die Reservation storniert werden, sodass die blockierten Gelder freigegeben werden.

Reservationsbetrag anpassen

Eine bestehende Reservation kann mit einer Anpassung erhöht werden. Der zusätzliche Betrag wird zum aktuell reservierten Betrag hinzugefügt. Eine Reservation kann mehr als einmal angepasst werden.

Normale Anpassungen werden für Aufstockungen verwendet. Sie reduzieren den reservierten Betrag nicht und schliessen die endgültige Belastung nicht ab.

Mit einer Sale Reservation abschliessen

Um die Transaktion abzuschliessen, führen Sie eine Sale Reservation durch. Der endgültige Betrag kann niedriger oder gleich dem aktuell reservierten Betrag sein. Er kann in diesem letzten Schritt nicht höher sein; erhöhen Sie zuerst die Reservation, wenn ein höherer endgültiger Betrag erforderlich ist.

Der Karteninhaber und die Karte werden für die endgültige Sale Reservation erneut benötigt.

Wenn DCC angewendet wird, wird es bei der endgültigen Sale Reservation erneut angezeigt. DCC wird bei einer normalen Anpassung der Reservation nicht erneut angezeigt.

Submission & Settlement

Nachdem Transaktionen autorisiert wurden, müssen sie für das Settlement eingereicht werden.

Je nach Terminalkonfiguration:

• Submission kann automatisch erfolgen
• Oder vom Händler manuell ausgelöst werden

Während der Submission:

• Gespeicherte Transaktionen werden an das Acquiring-System gesendet
• Transaktionen werden für das Settlement finalisiert
• Gelder werden für die Auszahlung an den Händler vorbereitet

Nach der Submission können Transaktionen nicht mehr geändert werden.

Offline-Zahlungen

Offline-Zahlungen decken Situationen ab, in denen eine Kartentransaktion ohne normale Online-Autorisierung fortgesetzt werden kann. In der Terminalumgebung sind zwei Konzepte wichtig:

• Standard EMV offline: Das Terminal darf eine Transaktion nur dann offline genehmigen, wenn EMV-Regeln, die Karte, die Terminalkonfiguration und die vom Acquirer konfigurierten Offline-Limits dies zulassen.
• Forced Acceptance / Own Risk: Der Händler kann eine Transaktion ohne normale Online-Autorisierung akzeptieren, trägt jedoch die Verantwortung, wenn die Transaktion später während der Submission oder des Settlement fehlschlägt.

Offline-Zahlungsfunktionen erfordern eine explizite Einrichtung und hängen von Terminal, Acquirer, Händlervereinbarung und Konfiguration ab. Die vollständige Übersicht finden Sie unter Offline-Zahlungen.

Fehlerbehandlung und Support

Wir alle hassen es, wenn Zahlungen sich nicht so verhalten, wie sie sollten.

Probleme? Zu viele Refunds? Seltsame Störungen?

Bei allen Problemen im Zusammenhang mit Transaktionen, Refunds oder dem Terminalverhalten wenden Sie sich bitte an den Nexi Support. Unsere Teams können bei der Analyse von Transaktionen helfen, Fehler beheben und Sie durch die korrekten Vorgehensweisen führen.

Service & Support Nexi Schweiz

Fehler während Zahlungsabläufen können aus mehreren Gründen auftreten, darunter:

• Kartenablehnungen (>99% der Fehler)
• Probleme mit der Netzwerkverbindung
• Konfigurationsprobleme
• Hardwareeinschränkungen

Terminals liefern in der Regel klare Fehlermeldungen und ermöglichen es dem Händler, es erneut zu versuchen oder eine alternative Zahlungsmethode auszuwählen.